【海外出張準備】 出張先が決まったらやること

こんにちは。

五月病がなかなか治らず、なんだか気分がノらないロンドナーです。

このまま6月もボーっとしていたい、なんて思っていたのですが、近く海外出張に行くことになりました。海外出張にはもう何度も行っていますが、僕は生来物事の準備をするのがあまり得意な方ではないうえに、さらに今の盛り上がらない気分も相まって準備がまったく進んでいません。

どうにか気分を変えて出張準備をする方法はないものかと考えた結果、

「みんなと海外出張のノウハウをシェアしたら楽しい気持ちで準備できるんじゃないか？」

という結論に至りました。

こんなもの持っていたらラクだよ！とか、こんな裏技あるよ！なんて知ったら海外出張行くのも楽しみになるかな、なんて。

でも、僕がクレクレでみなさんから教えを乞うばかりなのはイカンなと思いまして、僕の浅い経験から得た海外出張ノウハウもシェアさせていただこうと思います。

4月から新年度を迎え、海外事業に関わる業務につき海外出張に行く可能性が出てきたという方なんかのお役に立てれば幸いです。

人それぞれ、会社それぞれ、段取りは異なると思いますので参考になる部分、ならない部分あると思いますが、とりあえず僕なりの進めた方で書いていきます。

(記事を書き終えたあとで)

今回は出張先の国が決まったあとにすること、に限定した内容になってしまいました。 

出張先がいつも同じ国という方にとっては時間が無駄になる内容ですので悪しからず。

持ち物編はまた後日にします。

①出張先の入国条件と存在するリスクを確認する

基本のキ、初歩中の初歩ですが、まずは本当に出張して大丈夫なのか、入国するためには何が必要なのかを確認しておきましょう。

・安全情報

まずはその国を訪問することにどの程度のリスクがあるのか、外務省が渡航中止勧告や退避勧告を出していないかを外務省のHPでチェックしましょう。もしテロや重大な感染症のリスクがある場合は渡航を中止するべきです。

・パスポートの残存有効期限

これが海外出張の思わぬ落とし穴です。

え？帰国するときまでに期限切れを迎えなければいいんじゃないの？と思った方、僕もそう思ってました。しかし、パスポートの残存有効期限が入国時に〇ヵ月以上ないと入国を認めませんよ、と国は意外と多いです。そして入国時ではなく、出国時に〇ヵ月以上残っていないとダメだよ、という国もあります。

あとは残存有効期限に加えて、査証欄に見開き2ページ以上の余白が求められる国もあります。これはビザを貼るためのスペースに使われます。

入国に必要なパスポートの残存有効期限や査証欄の余白ページ数は各国の駐日大使館のHPで確認できると思います。

・ビザ

海外出張準備の中で最も面倒なのがこのビザ取得かもしれません。

出国前に日本で取れることなら取ってしまったほうがいいです。

到着ビザ(現地到着後に空港でビザ取得する方法)では余計にコストがかかる国もありますし、そもそも到着ビザを取れない国もあります。

しかし日本人で〇日以内の滞在なら事前の難しい申請いらないから到着ビザでいいよ、という国もあります。インドネシアとか。

また、アメリカのように、ビザはいらないけど出国前のオンライン登録はしてくれよ、という場合もあります。アメリカ行く人は事前にESTAを申請しましょう。以前ESTAを取得した人は渡航前に有効期間を確認しておきましょう。

ビザの取得方法については各国の駐日大使館のHPで確認できます。シングルだとかマルチだとか、ビザと一言に言ってもいろいろありますし、各国で取得に必要なものが異なるので時間に余裕を持った手配をおすすめします。僕はいつもギリギリなので自戒を込めて。

・病気や感染症、予防接種

先述した安全情報と内容は被りますが、情報の確認先が異なるために別途書きます。

海外出張で怖いものが現地の流行病や感染症です。日本では聞いたこともない病気や感染症が海外にはたくさん存在します。テロも怖いですが、テロよりも広域に危険性が広がっているうえに、その危険性を目で見て回避することができない場合もあります。

しかも中には致死率100%という恐ろしいものまで存在するんです。海外に出て行く場合、無知は本当に命取りになるので絶対に対策をしましょう。

会社が何も言わないから、なんて理由になりません。自分の身は自分で守りましょう。

詳細については僕がどうこう言うより厚生労働省検疫所のHPを確認していただいたほうが早いです。

予防接種は受けられる場所が限定されているうえに予約制だったりするので、早め早めに動き出しましょう。

また、特定の予防接種が入国の条件となっている国もあります。

黄熱病が発生リスクがある国は入国の際に黄熱病の予防接種を受けた証明書であるイエローカードの提示を求められる場合があります。

ビザも取って予防接種も受けたのに、イエローカードを忘れて入国できませんでした、というのはよく聞く話です。イエローカードを取得したらパスポートケースにしまってパスポートと一緒に携帯しましょう。

②航空券とホテルを予約する

これは本当に人それぞれ、会社それぞれだと思います。

どちらも予約方法は二つあって、旅行会社を通すか自分で取るか。

旅行会社を通せば簡単ですし、出張先でのトラブルや思わぬスケジュール変更のときも助けになってもらえます。しかし、手数料がかかったり最安値ではなかったりというデメリットもあります。

自分で取る場合は時間の手間はかかりますが、お気に入りの航空会社やホテルの最安値を取れたりします。もちろん会社ごとに上限予算が決まってて好き放題できるわけではないと思いますが。

個人で航空券を探す場合はFreeBirdやエクスペディアを利用する人が多いんではないでしょうか？ホテルはBooking.comとか有名ですね。

何が起こるかわからない海外出張、ホテル予約の際は前日までキャンセル無料の部屋を予約することをおすすめします。朝食込みというのも欲しいですね。特に途上国では。

余談ですが、海外の航空会社やホテルと提携を結んでいて、海外出張の際には必ずその航空会社のフライト、現地では必ず指定のホテルに宿泊、という会社もあるようです。

そういった会社では航空券やホテルの予約に労力を割かなくていいかもしれませんね。

満足できるクオリティであれば、の話ですが。

とりあえず海外出張準備のファーストステップはこんな感じですかね。

しょうもない情報ばかりで申し訳ないです。

次回は持ち物について書きたいと思います。

次の記事では有用なことが書けるよう頑張ります。